Executive Assistant (m/w/d)
Aufgaben
- Vertrauensvolle Unterstützung des Vice President sowie des Führungsteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Proaktive Steuerung von Kalendern, Terminen, Prioritäten und der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Vorbereitung, Konsolidierung und Aufbereitung von Informationen für Meetings, Präsentationen und Management-Entscheidungen
- Erstellung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Berichten, Korrespondenzen und weiteren Geschäftsdokumenten
- Planung und Organisation von Meetings, Workshops, Veranstaltungen sowie nationalen und internationalen Geschäftsreisen
- Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Lieferantenmanagement und administrativen Teamaufgaben
- Sicherstellung eines professionellen und diskreten Umgangs mit vertraulichen geschäftlichen, strategischen und personalrelevanten Informationen
Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung als Executive Assistant, Team Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
- Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten sowie eine strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Kommunikations- und Serviceorientierung im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie modernen digitalen Kollaborations- und Kommunikationstools
- Verhandlungssichere Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse sind von Vorteil
Benefits
- Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner
- Vergütung im Tarifvertrag GVP
- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
- Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung von Überstunden oder Freizeitausgleich
- Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
Über Hays
Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.
Hays stands for diversity and actively promotes equal opportunities and participation. Everyone - regardless of gender, sexual orientation, disability, age, origin, cultural or religious affiliation - has the same opportunities with us. We therefore invite everyone, especially people with disabilities, to apply for a position with us.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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