Fortroligheds­politik
vedrørende intern rekruttering

Intern databeskyttelsespolitik i forbindelse med rekrutteringsprocessen hos Hays Specialist Recruitment (Denmark) A/S – Beskyttelse og ansvarlig håndtering af ansøgernes personoplysninger.
Kvinde skriver på sin bærbare computer

Intern databeskyttelsespolitik
for rekruttering hos Hays Specialist Recruitment (Denmark) A/S

Introduktion

  • Denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering gælder for personer, der søger arbejde hos Hays.
  • Privatlivspolitikken vedrørende intern rekruttering beskriver, hvordan vi indsamler, bruger og behandler dine personoplysninger og, hvordan vi overholder vores juridiske forpligtelser over for dig i forbindelse hermed. Din anonymitet er vigtig for os, og vi forpligter os til at beskytte og værne om dine datarettigheder.
  • Hvis du angiver, at du også gerne vil have, at vi behandler dine personoplysninger for at finde egnede stillinger til dig hos Hays' kunder eller andre tredjeparter, vil vores generelle privatlivspolitik være gældende for dig i forbindelse med denne behandling. Den kan findes på vores hjemmeside.
  • For at undgå tvivl gælder denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering ikke for Hays' personale, når du ansøger om interne stillinger – hvis det er dig, bedes du læse personalets særskilte privatlivspolitik, som er tilgængelig via Hays Intranet.
  • Når du accepterer et tilbud om ansættelse hos Hays, skal du henvise til personalets privatlivspolitik for oplysninger om, hvordan vi behandler personalets personoplysninger, som du vil modtage i løbet af introduktionsforløbet.
  • For så vidt angår den gældende databeskyttelseslovgivning (herunder men ikke begrænset til Generel forordning om databeskyttelse (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679) ("GDPR"), kan virksomheden, som er ansvarlig for dine personoplysninger ("Hays" eller "os"), findes i Bilag 1.
  • Denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering kan ændres fra tid til anden. Du skalgå ind på denne side, hvis du ønsker at holde dig ajourført, da vi offentliggør eventuelle ændringer her i forbindelse med vores tilgang til databeskyttelse her.
  • Hvis du er utilfreds med noget som helst i vores privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering, har du muligvis juridiske rettigheder, og vi har også beskrevet disse, hvor det er relevant.
  • Denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering er gældende i relevante lande over hele vores internationale netværk. Forskellige lande har eventuelt en forskellig tilgang til privatlivspolitik, og denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering indeholder muligvis også oplysninger, som er specifikke for det pågældende land. Man kan finde oversigter til landespecifikke termer i Bilag 3. Dette giver os mulighed for at sikre, at vi overholder alle gældende beskyttelsesforanstaltninger i forbindelse med personoplysninger lige meget, hvor du befinder dig.

Hvilke personoplysninger indsamler vi om rekruttering?

  • Vi indsamler oplysninger om dig, så rekrutteringsprocessen kan forløbe uden problemer, for eksempel hvis vi har en legitim interesse, når vi tager dig i betragtning til en stilling, og for at sikre, at vi er i stand til at opfylde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser. Afhængigt af de relevante omstændigheder og gældende lokale love og betingelser indsamler vi muligvis visse eller alle de oplysninger, som angives nedenfor, for at hjælpe os med dette, hvis det er relevant. Dette er en international politik, og det er vigtigt at bemærke, at vi i visse jurisdiktioner ikke har ret til at behandle nogen af de oplysninger, der anføres nedenfor. I sådanne tilfælde behandler vi ikke dataene i disse jurisdiktioner. For overskuelighedens skyld er de vigtigste eksempler på data, som vi hat ret til eller endda er forpligtet til at behandle i visse jurisdiktioner, men ikke har tilladelse til at behandle i andre jurisdiktioner, anført i den anden del af den nedenstående liste:

  • navn;

  • alder/fødselsdato;

  • kontaktoplysninger, som f.eks. adresse, e-mailadresse og telefonnummer;

  • fødselsattest-nr.;

  • køn;

  • billede;

  • civilstatus;

  • CV;

  • uddannelsesoplysninger;

  • ansættelseshistorik og tidligere arbejdspladser;

  • referenceoplysninger;

  • din underskrift, også i elektronisk format;

  • immigrationsstatus (arbejdstilladelse påkrævet eller ej);

  • nationalitet/statsborgerskab/fødselssted;

  • en kopi af dit kørekort og/eller pas/Id-kort;

  • CPR-nummer (eller tilsvarende i dit land) og evt. andre skattemæssige oplysninger;

  • Oplysninger om dine nuværende eller tidligere stilling(er), herunder lønpakke, pension og frynsegoder;

  • ekstra oplysninger, som du vælger at fortælle os;

  • ekstra oplysninger, som din reference vælger at fortælle os om dig;

  • eventuelle andre oplysninger, som kræves af den lokale lovgivning; og

  • yderligere oplysninger, som vi indhenter fra andre tredjeparters kilder.

  • Som angivet foroven er nogle af de vigtigste dataeksempler, som vi bearbejder i nogle jurisdiktioner, men som der er forbud mod at bearbejde i andre (og som vi derfor ikke bearbejder i sådanne jurisdiktioner), følgende:

  • økonomiske oplysninger (herunder, hvis vi skal foretage finansielle baggrundstjek);

  • oplysninger om etnisk oprindelse, religiøst eller lignede tilhørsforhold og fysisk/mentalt helbred, herunder oplysninger om handicap;

  • seksuel orientering;

  • biometriske oplysninger;

  • CCTV-materiale, hvis du besøger os på vores lokalitet;

  • oplysninger om eventuelle straffedomme; og

  • meddelelser, som du sender til Hays, der sendes gennem Hays' systemer, herunder e-mail, instant-messages, indlæg på sociale medier, sms'er og appbaserede beskeder (som f.eks. WhatsApp).

  • Vær venligst opmærksom på, at de ovenstående lister indeholdende kategorierne for de personoplysninger, som vi indsamler, ikke er udtømmende.

  • Vi behandler eller lagrer alle ovenstående punkter i forbindelse med personoplysninger for at sikre, at rekrutteringsprocessen forløber helt uden problemer, og så vi kan træffe en informeret beslutning om din egnethed til den pågældende stilling (eller andre egnede stillinger, som muligvis er ledige, afhængigt af omstændighederne).

  • Afhængigt af den pågældende type af personoplysninger samt grundlaget for, at vi eventuelt behandler dem, er vi muligvis ikke i stand til at gå videre med rekrutteringsprocessen, hvis du nægter at give os de pågældende oplysninger.

  • For nærmere oplysninger vedrørende retsgrundlagene, som vi er afhængige af for at kunne bruge og behandle dine personoplysninger, bedes du læse nedenstående afsnit, som hedder "Juridisk grundlag for at vi kan bearbejde dine data". 

Hvordan indsamler vi dine personoplysninger?

Vi indsamler primært dine personlige data på tre måder:
Nedenfor er der nogle yderligere oplysninger om hver af de tre metoder.

Personoplysninger, som du giver os

  • Hays har brug for at kende visse oplysninger om dig for at kunne implementere rekrutteringsprocessen på en korrekt måde.
  • Der findes adskillige måder, hvorpå du kan dele dine oplysninger med os. Hvor dette er passende og i overensstemmelse med eventuel lokal lovgivning og krav, kan dette bl.a. være:
  • hvis du indsender en jobansøgning til Hays via vores website eller anden rekrutteringsportal;
  • hvis du søger job hos Hays via e-mail;
  • hvis du søger job hos Hays via jobtavler (som f.eks. Monster og StepStone);
  • hvis du søger job hos Hays via netværkssider (som f.eks. LinkedIn);
  •  hvis du søger job hos Hays ved at indsende CV eller ansøgning, uafhængigt af om det er en papirkopi eller elektronisk;
  • hvis du registrerer dig for at modtage flere oplysninger fra os på en jobmesse eller anden karrierebegivenhed med Hays, herunder anmodning om, at vi sender dig en kopi af en af vores præsentationer, hvor det er relevant;
  • hvis du ansøger om at deltage i vores programmer i forbindelse med mentoring eller studielegater;
  • hvis du udfylder en kandidatansøgningsformular i løbet af din samtale med os;
  • hvis du tidligere har kontaktet Hays som kandidat, gjort brug af Hays' tjenester til at finde ansættelse hos en tredjepart;
  • oplysninger, som du giver til Hays' personale i meddelelser i løbet af rekrutteringsprocessen;
  • når du udfylder vores formidlingstest på vores website (hvis den er disponibel i din jurisdiktion).

Personoplysninger, som vi modtager fra andre kilder

  • Vi modtager også personoplysninger om dig fra andre kilder. Afhængigt af de relevante omstændigheder og gældende lokale lovgivning og krav kan dette omfatte personoplysninger modtaget i de følgende situationer:
  • oplysninger indhentet om dig ved en søgning på tredjepartskilder, som f.eks. LinkedIn og andre jobsites, der angiver potentiel rekruttering til stillinger hos Hays;
  • når et medlem af Hays' personale henviser dig til os, f.eks. via vores interne rekrutteringsteams, deler de personoplysninger om dig med os;
  • hvis du blev henvist til os gennem et rekrutteringsfirma eller konsulent, har de muligvis delt personoplysninger om dig med os;
  • oplysninger, som indhentes af et af vores rekrutteringsteams, som modtog dine oplysninger, f.eks. via et karrierebaseret website eller en håndbog til karrierevejledning;
  • oplysninger, som indhentes via tredjeparter, som f.eks. medarbejdere hos Hays, der anbefaler dig til en stilling;
  • oplysninger indhentet om dig fra tredjeparts serviceudbydere, som har foretaget baggrundstjek af dig på vores egne;
  • dine referencer kan muligvis have delt personoplysninger om dig med os; og
  • hvis du 'synes om' vores side på Facebook eller 'følger' os på Twitter (eller lignende), modtager vi dine personoplysninger fra de pågældende sider.

Personoplysninger, som vi indsamler automatisk

  • Hvor det måtte være passende og i overensstemmelse med alle lokale love og krav, indsamler vi muligvis dine personoplysninger automatisk op nedenstående måder:
  • meddelelser, som du sender til Hays, der sendes gennem Hays' systemer, herumder e-mail, instant-messages, indlæg på sociale medier, sms'er og appbaserede beskeder (som f.eks. WhatsApp).
  • når du går ind på vores website, din IP-adresse, datoen og tidspunkterne og, hvor tit du går ind på websitet, og hvordan du søger i dets indhold. Vi indsamler også oplysninger fra dig, når du kontakter os via websitet, f.eks. ved at bruge chatfunktionen.
  • ved brug af cookies, når du går ind på vores website i henhold til cookieindstillingerne i din browser. Vi bruger muligvis oplysninger fra din brug af vores websites til at forbedre andre aspekter af vores kommunikationer med dig. Hvis du gerne vil vide mere om cookies, herunder hvordan vi bruger dem samt, hvilke valg er tilgængelige for dig, bedes du læse vores generelle privatlivspolitik.

Hvordan bruger vi dine personoplysninger?

Vi anvender generelt oplysninger i forbindelse med rekruttering på nedenstående måder:
Nedenfor er der nogle yderligere oplysninger om hvert af de nævnte formål.

For at sikre, at rekrutteringsprocessenforløber helt uden problemer

  • Nedenfor har vi anført forskellige måder, hvorpå vi kan anvende og bearbejde dine personoplysninger til det pågældende formål, når det er hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med lokal lovgivning og lokale krav:
  • Indsamling af dine data fra dig og andre kilder som f.eks. dine referencer;
  • Videregive dine oplysninger til rekrutteringsfirmaer, som hjælper os med at finde nye medlemmer til vores personale;
  • Give rekrutteringsfirmaer muligheden for at kontakte dig om stillingen;
  • Give vores personalechefer mulighed for at beslutte, om de skal tilbyde dig en stilling;
  • Fastsætte dine ansættelsesvilkår;
  • Internt rekrutteringspersonale giver dine oplysninger videre til vores personalechefer for at drøfte din egnethed til en stilling hos Hays;
  • Vurdere dine kvalifikationer til et særligt job eller en særlig opgave, herunder beslutninger om ansættelse;
  • Informere dig om resultatet af din jobansøgning;
  • Kontrollere de oplysninger, som vi har modtaget via tredjepart (som f.eks. psykometriske evalueringer eller færdighedsprøver), eller anmode om oplysninger (som f.eks. referencer, kvalifikationer og eventuelle strafbare forhold, hvis det er hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med lokale love);
  • Opbevare og overføre dine oplysninger (og opdatere dem efter behov) på og mellem vores interne rekrutteringsdatabaser og kandidatsporingssystemer;
  • Opfyldelse af vores juridiske forpligtelser i forbindelse med afsløring af kriminelle handlinger eller opkrævning af skat eller afgifter;
  • Registrere, når du møder op til en samtale eller anden vurdering;
  • Til at træffe aftaler for at tilbyde dig et job;
  • Udføre tilfredshedsmålinger i forbindelse med vores rekrutteringsproces;
  • Med forbehold for særlige lokale lovkrav (tage højde for, at omfanget af de oplysninger, som vi har tilladelse til at behandle ved brug af visse behandlingsmetoder, er begrænset i nogen af de jurisdiktioner, hvor vi driver forretninger):
  • monitorere meddelelser, som du sender til Hays, der sendes gennem Hays' systemer, herunder e-mail, instant-messages, indlæg på sociale medier, sms'er og app-baserede beskeder (som f.eks. WhatsApp);
  • registrere sikkerhedsoplysninger, så vi til enhver tid kan være sikre på, hvem befinder sig på vores lokaliteter; og
  • anvende CCTV på vores lokaliteter for at sikre vores personales og ejendoms tryghed og sikkerhed.
  • udførelse af eventuelle andre forpligtelser eller krav, der måtte opstå som resultat af vores rekrutteringsproces;
  • hvis du er heldig nok til at opnå en stilling, overføre dine personoplysninger til vores interne HR-systemer; og
  • hvis du ikke opnår en stilling hos Hays, behandler vi muligvis dine personoplysninger for at introducere dig for et andet medlem af Hays-teamet for at drøfte, om du giver os lov til at behandle dine personoplysninger til at hjælpe dig med at finde en stilling hos en af vores kunder. I disse tilfælde bliver du 'kandidat' og betingelserne i vores generelle privatlivspolitik vil være gældende.

Til at vurdere din egnethed til stillingerne

  • I tillæg til de gængse HR-processer og i takt med, at teknologien gør fremskridt, vil det i fremtiden muligvis være muligt for os at anvende maskinindlæring, profilering og algoritmer til at hjælpe os med at træffe beslutninger om rekruttering og på den måde mere nøjagtigt vurdere din egnethed til stillinger og hjælpe os med at træffe andre beslutninger vedrørende vores rekrutteringsprocesser. Det er en spændende mulighed for os at forbedre vores forretningsprocesser og sikre, at vi alle er på en succesrig arbejdsplads. Under de relevante forhold, og hvor dette er lovligt, vil vi muligvis have brug for dit samtykke for at udføre nogle af disse aktiviteter.

Til at foretage overvågning af lige muligheder

  • Vi forpligter os til at sikre, at vores Rekruttering processer stemmer overens med vores politik om lige muligheder. I visse jurisdiktioner, hvor behandlingen af de pågældende oplysninger er tilladt i henhold til lokale lovkrav, omfattes nogen af oplysningerne, som vi indsamler om dig muligvis under begrebet "diversitetsoplysninger". Det kunne f.eks. være oplysninger om din etniske baggrund, køn, handicap, alder, seksuel orientering, religion eller andre anskuelser, børnepasning/karrieretiltag og/eller socialøkonomisk baggrund. Hvor det måtte være relevant, og kun i overensstemmelse med lokal lovgivning og krav, bruger vi disse oplysninger anonymiseret til at overvåge vores overholdelse af kravene om lige muligheder.

For at hjælpe os med at fastlægge, fremsætte eller forsvare retskrav

  • I mere sjældne tilfælde bruger vi muligvis også dine personlige oplysninger til at hjælpe os med at fastlægge, fremsætte eller forsvare retskrav.

Til at hjælpe os med at hjælpe dig, og til at forstå vores juridiske forpligtelser, hvis du lideraf en sygdom eller eller har et handicap

  • Hvis du lider af enhver sygdom eller har et handicap, kan vi, med forbehold for lokale love og betingelser muligvis registrere dem, så vi kan foretage rimelige justeringer til samtaler og andre rekrutteringsprocesser, efter behov. 

Bemærk venligst, at den ovenstående liste over de måder, som vi bruger dine personoplysninger på til det pågældende formål, ikke er udtømmende. Vi bruger kun dine personoplysninger til de formål, som de blev indsamlet til, med mindre vi med rimelighed mener, at vi skal bruge dem til et andet formål, og at det pågældende formål er kompatibelt med det oprindelige formål. Hvis vi skal bruge dine personoplysninger til et uvedkommende formål, informerer vi dig og forklarer det juridiske grundlag, der giver os ret til at gøre det.

For at vide mere om de retsgrundlag, som vi er afhængige af for at kunne bruge og behandle dine personoplysninger på de ovenstående måder, bedes du læse nedenstående afsnit, som hedder "Juridisk grundlag for at vi kan bearbejde dine data".

Bemærk venligst, at i visse jurisdiktioner, hvor vi driver forretning, gælder der muligvis andre regler med hensyn til, hvordan vi bruger dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om sådanne yderligere regler i din jurisdiktion, bedes du læse Bilag 3.

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

  • Når det er relevant og i overensstemmelse med lokal lovgivning og lokale krav, deler vi muligvis visse af dine personoplysninger på en række måder og af forskellige årsager med følgende kategorier af personer:
  • virksomheder i vores gruppe (dette kan inkludere dem i vores oversøiske kontorer);
  • din familie og dine personlige repræsentanter;
  • eksterne tredjeparter (f.eks. dem, som foretage psykometriske tests), forretningsforbindelser og professionelle konsulenter for at give os mulighed for at vurdere din egnethed til stillingen;
  • hvis det er relevant, rekrutteringsfirmaer, som hjælper os med at finde den rigtige stilling til dig;
  • individer og organisationer, som er i besiddelse af oplysninger, der angår din reference eller jobansøgning hos os, som f.eks. nuværende eller tidligere arbejdsgivere, uddannelsessteder og undersøgende myndigheder, immigrationsagenturer og arbejds- og rekrutteringsagenturer;
  • tredjeparter for at opfylde vores juridiske forpligtelser, f.eks. i forbindelse med immigrationskrav;
  • tredjeparter, som er i besiddelse af oplysninger, der angår dine finansielle baggrund, som f.eks. finansieringsinstitutter, kreditoplysningskontorer og inkassoog sporingsvirksomheder;
  • hvor det er relevant, sundhedspersonale, som f.eks. din læge eller arbejdsmediciner;
  • tredjepartsleverandører, som udfører funktioner på vores vegne (herunder eksterne konsulenter, forretningsforbindelser og professionelle rådgivere, som f.eks. advokater, revisorer og regnskabskyndige, tekniske supportfunktioner og itkonsulenter, som foretager test- og udviklingsarbejde på vores erhvervsteknologiske systemer;
  • tredjeparts udsendte it-leverandører og dokumentopbevaringsleverandører, hvis vi har en hensigtsmæssig behandlingsaftale (eller lignende beskyttelser) på plads;
  • tredjeparter, som er involveret i eller hjælper med søgsmål (herunder juridiske rådgivere, vidner, eksperter og retsmyndigheder og ved lov oprettede organer);
  • tredjeparter, som vi har engageret til at yde tjenester, som f.eks. kontrol af reference, kvalifikationer og straffedomme, hvis de pågældende kontroller er hensigtsmæssige og i overensstemmelse med lokale love
  • hvis Hays fusionerer med eller opkøbes af en anden virksomhed i fremtiden (eller ligger i seriøse forhandlinger om en sådan mulighed), deler vi muligvis dine personlige data med de (mulige) nye ejere af virksomheden.

Hvordan værner vi om dine personoplysninger?

  • Vi er opsat på at beskytte dine oplysninger. Derfor har vi indført passende foranstaltninger, som er udformet til at forebygge uvedkommende adgang til og misbrug af dine personoplysninger. Disse foranstaltninger omfatter håndtering af mistanke om datamisbrug.
  • Vi forpligter os til at tage alle rimelige og hensigtsmæssige skridt for at beskytte de personlige data, som vi sidder inde med, mod misbrug, tab eller uvedkommende adgang. Vi gør det ved at have en række hensigtsmæssige tekniske og organisatoriske foranstaltninger på plads.
  • Hvis du har mistanke til eventuelt misbrug eller tab eller uvedkommende adgang til dine personlige data, bedes du straks informere os. Nærmere oplysninger om, hvordan du kontakter os, findes I Bilag 1.

Hvor længe beholder vi dine personlige oplysninger?

  • Med forbehold for dine rettigheder (som forklaret i denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering) behandler vi som regel dine oplysninger fra den dag, du først kontakter os, og bevarer dem i en periode, indtil efter rekrutteringsprocessen afsluttes. Den nøjagtige tidsperiode afhænger af datatypen, vores legitime virksomhedsbehov og andre juridiske eller regulatoriske regler, som muligvis forpligter os at bevare dem i visse mindsteperioder. Vi kan f.eks. bevare dem i en vis periode for at overholde lokale lovkrav i forbindelse med immigrationskontroller, eller for at give os mulighed for at besvare eventuelle forespørgsler, som du måtte have vedrørende rekrutteringsprocessen i fremtiden.
  • Når vi fastlægger en passende opbevaringsperiode for forskellige typer personlige data, tager vi altid hensyn til omfang, beskaffenhed og følsomhed af de personlige data, den potentielle risiko for skade ved uautoriseret brug eller offentliggørelse af de personlige data, formålet, der gør, at vi behøver at bearbejde dem, og om vi kan opnå de formål på anden måde (foruden af vi selvfølgelig sikrer, at vi opfylder vores juridiske, regulatoriske og risikostyringsforpligtelser, som beskrevet foroven).
  • Når vi har besluttet, at vi ikke længere har behov for at beholde dine personoplysninger, sletter vi dem fra vores systemer.

Hvordan kan du få adgang til, ændre eller tilbagetrække personlige oplysninger, som du har givet os?

Et af de Persondataforordninger primære formål er at beskytte og præcisere rettighederne for EUborgere og personer i EUmed hensyn til datasikkerhed. Selv om vi allerede ligger inde med dine personlige oplysninger, har du stadig diverse rettigheder i forhold hertil, som vi angiver nedenfor.

Hvis du ønsker at tale med os om de pågældende rettigheder (herunder hvis du vil udøve enhver af dem), bedes du kontakte os ved brug af oplysningerne i Bilag 1. Vi forsøger at håndtere din anmodning uden unødig forsinkelse, og under alle omstændigheder inden for en måned (med forbehold for eventuelle forlængelser, som vi er berettiget til i henhold til loven). Bemærk venligst, at vi muligvis beholder en optegnelse over dine kommunikationer for at hjælpe os med at løse eventuelle problemer, som du bringer på bane.

Persondataforordningen giver dig følgende rettigheder i forhold til dine personlige data:

Indsigelsesret

  • Denne rettighed giver dig mulighed for at gøre indsigelse mod, at vi behandler dine personlige oplysninger, hvis vi gør det af én af følgende årsager: (i) fordi det ligger inden for vores legitime interesser; (ii)for at give os mulighed for at udføre en opgave i offentlighedens interesse eller udøvelse af offentlig myndighed; (iii) for at sende materialer vedrørende direkte markedsføring; og (iv) af videnskabelige, historiske, research- eller statistiske årsager.
  • Den ovenstående kategori "legitime interesser" er den, der højst sandsynligt er gældende for vores rekrutteringsproces, og hvis vi anser det som nødvendigt for vores legitime interesser, skal vi handle efter din indsigelse ved at ophøre med den pågældende aktivitet, medmindre:
  • vi kan vise, at vi har overbevisende legitime årsager til at behandle dine oplysninger, som tilsidesætter dine interesser; eller
  • vi behandler dine oplysninger til at fastslå, fremføre eller forsvare et retskrav.

Ret til at tilbagetrække samtykke

  • Hvis vi har opnået dit samtykke til at behandle dine personlige data til visse aktiviteter (f.eks. til automatisk profilering), kan du til enhver tid tilbagetrække dit samtykke, og så ophører vi med den pågældende aktivitet, som du tidligere havde givet tilladelse til, medmindre vi mener, at der findes et alternativt juridisk grundlag til at retfærdiggøre vores fortsatte behandling af dine data til det pågældende formål. I så fald informerer vi dig om dette forhold.

Ret til at indgive en Data Subject Access Request (DSAR) (Adgangsanmodning til data)

  • Du kan til enhver tid bede os om at bekræfte, hvilke oplysninger vi sidder inde med om dig, og bede os om at ændre, ajourføre eller slette de pågældende oplysninger. Vi kan muligvis bede dig om yderligere oplysninger vedrørende din anmodning. Hvis vi giver dig adgang til
  • de oplysninger, som vi sidder inde med om dig, forlanger vi ikke penge for det, medmindre din anmodning er "åbenlyst ubegrundet eller overdreven". Hvis du beder os om ekstra kopier af disse oplysninger, opkræver vi muligvis et rimeligt administrativt gebyr, hvis det er
  • tilladt ifølge loven. Hvis vi ifølge loven har ret til det, kan vi muligvis afvise din anmodning. Hvis vi afviser din anmodning, fortæller vi dig årsagerne til, at vi gjorde det.
  • Bemærk venligst, at vi overholder andre lokale lovkrav i visse jurisdiktioner, hvor vi driver forretning vedrørende den registreredes anmodning om adgang, og kan muligvis afvise din anmodning i henhold til disse love. For yderligere oplysninger om sådanne yderligere krav i din jurisdiktion bedes du læse Bilag 3.

Ret til sletning

  • Du har under visse omstændigheder ret til at anmode om, at vi "sletter" dine personoplysninger. Normalt skal oplysningerne imødekomme et af de nedenstående kriterier:
  • oplysningerne er ikke længere nødvendige til det formål, som de oprindeligt blev indsamlet til og/eller behandlet til; o du har tilbagetrukket dit tidligere samtykke til at, vi behandler dine oplysninger, og der findes ingen relevant årsag til, at vi fortsætter behandlingen af oplysningerne;
  • oplysningerne er blevet behandlet på ulovlig vis (dvs. på en måde, der ikke stemmer overens med Persondataforordningen);
  • det er nødvendigt at slette oplysningerne, så vi kan overholde vores forpligtelser som dataansvarlig under EU- eller medlemsland-lovgivning; eller
  • hvis vi behandler oplysningerne, fordi vi mener, at det er nødvendigt at gøre det i forbindelse med vores legitime interesser, du gør indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger, og vi ikke er i stand til at påvise tilsidesættelse af legitime grunde til vores fortsatte behandling af oplysningerne.
  • Bemærk venligst, at vi overholder andre lokale lovkrav i visse jurisdiktioner, hvor vi driver forretning, vedrørende den registreredes ret til sletning, og kan muligvis afvise din anmodning i henhold til disse love. For yderligere oplysninger om sådanne yderligere krav i din jurisdiktion bedes du læse Bilag 3.
  • Vi er kun berettigede til at nægte at efterkomme din anmodning om sletning i tilfælde af en af nedenstående årsager:
  • for at udøve retten til ytringsfrihed og informationsfrihed;
  • for at overholde juridiske forpligtelser eller udføre en opgave i offentlighedens interesse eller udøvelse af offentlig myndighed;
  • af folkesundhedsmæssige årsager i offentlighedens interesse;
  • til arkivering, research eller statistiske årsager; eller
  • for at forsvare eller gøre et retskrav gældende.
  • Når vi imødekommer en gyldig anmodning om sletning af data, tager vi alle rimelige og praktisk gennemførlige skridt til at slette de pågældende oplysninger. 

Ret til at begrænse bearbejdning

  • Du har under visse omstændigheder ret til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger. Dette betyder, at vi kan kun kan fortsætte med at gemme dine oplysninger og ikke vil være i stand til at udføre yderligere behandlingsaktiviteter med dem, indtil: (i) en af de nedenstående omstændigheder bortfalder; (ii) dit samtykke; eller (iii) yderligere behandling af oplysningerne er nødvendig for enten at fastslå, fremføre eller forsvare et retskrav, beskytte en anden persons rettigheder eller grundet vigtige offentlige interesser for EU eller en medlemsstat.
  • Du er under følgende omstændigheder berettiget til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger:
  • hvis du bestrider nøjagtigheden af de personoplysninger, som vi behandler om dig. i så fald begrænses vores behandling af dine personoplysninger i løbet af den periode, hvor oplysningernes nøjagtighed kontrolleres;
  • hvis du gør indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i forhold til vores legitime interesser. Her kan du anmode om, at oplysningerne begrænses, mens vi kontrollerer vores begrundelser til at behandle dine personoplysninger;
  • hvis vores behandling af dine oplysninger er ulovlig, men du foretrækker, at vi begrænser vores behandling af oplysningerne i stedet for at slette dem; og
  • hvis vi ikke længere har behov for at behandle dine personoplysninger, men du har brug for oplysningerne til at fastlægge retskrav, gøre retskrav gældende eller forsvare retskrav.
Hvis vi har delt dine personoplysninger med tredjeparter, informerer vi dem om den begrænsede behandling af oplysningerne, med mindre det er umuligt eller involverer en uforholdsmæssig stor indsats. Vi vil selvfølgelig informere dig, inden vi fjerner nogen begrænsning i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger.

Ret til berigtigelse

  • Du har endvidere ret til at anmode os om at berigtige alle unøjagtige eller ufuldstændige personlige oplysninger, som vi sidder inde med om dig, herunder ved fremsættelse af en supplerende erklæring. Hvis vi har delt de personoplysninger med tredjeparter, informerer vi dem om berigtigelsen, medmindre det er umuligt eller involverer en uforholdsmæssig stor indsats. Du kan også anmode om oplysninger om de tredjeparter, som vi har videregivet de ukorrekte eller ufuldstændige personlige data til. Hvis vi mener, at vi med rimelighed kan nægte at efterkomme din anmodning, forklarer vi vores årsager til denne beslutning.

Ret til dataportabilitet

  • Hvis du ønsker det, har du ret til at overføre dine personoplysninger mellem dataansvarlige. Dette betyder reelt, at du kan overføre de oplysninger, vi har om dig, til en anden potentiel arbejdsgiver eller tredjepart. For at give dig mulighed for at gøre dette forsyner vi dig med dine oplysninger i et almindeligt anvendt format, der er maskinlæsbart, så du kan overføre oplysningerne til en anden potentiel arbejdsgiver. Som alternativ kan vi overføre oplysningerne direkte for dig. Retten til dataportabilitet gælder for: (i) personoplysninger, som vi behandler automatisk (dvs. uden menneskelig indgriben); (ii) personoplysninger, som du har givet os; og (iii) personoplysninger, som vi behandler i henhold til dit samtykke eller for at opfylde en aftale.

Ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed

  • Du har endvidere ret til at indgive en klage til din lokale tilsynsmyndighed. Nærmere oplysninger om, hvordan du kontakter dem, findes i bilag 2.
Hvis du gerne vil udøve enhver af de pågældende rettigheder eller tilbagetrække dit samtykke til behandlingen af dine personlige oplysninger (hvis samtykket er vores juridiske grundlag for at behandle dine personlige oplysninger), findes nærmere oplysninger om, hvordan du kontakter os i Bilag 1. Bemærk venligst, at vi muligvis beholder en optegnelse over dine kommunikationer for at hjælpe os med at løse eventuelle problemer, som du bringer på bane. Det er vigtigt, at de personoplysninger, vi har om dig, er nøjagtige og opdaterede. Du bedes informere os, hvis dine personoplysninger ændres i det tidsrum, hvor vi opbevarer dine data.

Hvem er answarlig for at behandle dine personlige data?

  • Du kan finde ud af, hvilken Hays-enhed er ansvarlig for at behandle dine personlige oplysninger, og hvor den befinder sig i Bilag 1.
  • Hvis du har eventuelle kommentarer eller forslag til denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering, bedes du kontakte os ved brug af oplysningerne i Bilag 1. Vi tager privatlivets fred alvorligt, og vender tilbage til dig snarest muligt. 

Hvordan lagrer og overfører vi dine oplysninger internationalt?

  • Hays er et globalt rekrutteringsfirma – dette giver os mulighed for at tilbyde vores hjøje niveau af serviceydelser. For at kunne blive ved med at arbejde på den måde og gennemfør de formål, der beskrives i denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering, overføres dine oplysninger muligvis til de nedenstående modtagere, som befinder sig uden for din jurisdiktion:
  • Vi vil gerne sikre, at dine oplysninger gemmes og overføres på en sikker måde. Vi overfører af samme grund kun oplysninger uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde eller EØS (dvs. medlemsstater i Den Europæiske Union samt Norge, Island og Liechtenstein), såfremt det er i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen, og såfremt overførselsmetoderne yder tilstrækkelige garantier i forhold til dine oplysninger, f.eks.:
  • Ved brug af en dataoverførselsaftale, der omfatter de aktuelle standardkontraktbestemmelser, som anvendes af EU-Kommissionen i forbindelse med dataansvarliges overførsel af personlige data inden for EØS til dataansvarlige og centralenheder i jurisdiktioner uden hensigtsmæssige databeskyttelseslove;
  • ved at underskrive EU's og USA's værn om privatlivets fred ved overførsel af personlige data fra enheder i EU til enheder i USA eller enhver tilsvarende aftale i forhold til andre jurisdiktioner;
  • når vi overfører dine oplysninger til et land, hvor det pågældende lands databeskyttelsesniveauer blev anset som tilstrækkelige af EU-kommissionen via dets lovgivning;
  • hvor det viser sig nødvendigt af hensyn til indgåelsen eller opfyldelsen af en kontrakt mellem os selv og en tredjepart, og overførslen er i dine interesser med henblik på opfyldelsen af den pågældende aftale (f.eks. hvis vi har behov for at overføre dine oplysninger til en pensionskasse uden for EØS); eller
  • hvis du har givet tilladelse til dataoverførslen.
  • For at sikre, at dine personoplysninger omfattes af et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, har vi implementeret relevante procedurer med de tredjeparter, som vi deler dine personoplysninger med, for at sikre, at dine personoplysninger behandles af disse tredjeparter på en måde, der stemmer overens med og respekterer databeskyttelseslovgivningen. 

Juridiske grundlag for at vi kan bearbejde dine data

Der findes en række forskellige måder, som vi kan behandle dine oplysninger på i henhold til loven. Vi har anført dem nedenfor.

Når bearbejdning af dine personlige data ligger inden for vores legitime interesser

  • Artikel 6 ( 1 )(f) i Persondataforordningen er relevant her – den angiver, at vi kan behandle dine oplysninger, hvis "det er nødvendigt af hensyn til legitime interesser, der forfølges af [os] eller af tredjemand, medmindre den pågældendes [dine] interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor."
  • Vi anser de nedenstående for at være ikke-udtømmende eksempler på behandlingsaktiviteter, som der er i vores legitime interesse at foretage, så vi kan implementere en vellykket rekrutteringsproces:
  • vurdere din egnethed til en stilling hos Hays;
  • informere dig om din jobansøgnings resultat;
  • til vores interne administrative formål;
  • til at foretage hensigtsmæssige baggrundstjek; og
  • til at hjælpe os med at fastlægge, fremsætte eller forsvare retskrav.

Når behandling af dine personoplysninger er nødvendig for os i bestræbelserne på atoverholde vores juridiske forpligtelser

Hvis behandling af dine følsomme personoplysninger er nødvendig for os for at udøvevores rettigheder eller opfylde vores forpligtelser i forhold til lov om ansættelse og socialsikring

  • Det vil af og til være nødvendigt for os at behandle dine følsomme personoplysninger i løbet af rekrutteringsprocessen. Artikel 9 ( 2 )(b) i Persondataforordningen giver os mulighed for at gøre dette, når behandlingen er "nødvendig med henblik på at opfylde forpligtelserne og udøve [vores eller dine] specifikke rettigheder... i forbindelse med loven om ansættelse og bistandshjælp og social sikring", så længe dette tillades af lovgivningen.
  • Vi behandler dine følsomme personoplysninger med det formål at sikre vores overholdelse af vores forpligtelser i forhold til lige muligheder, hvis dette foregår i henhold til lokale lovkrav, men vi behandler muligvis også andre elementer i dine følsomme personoplysninger i løbet af rekrutteringsprocessen af andre årsager. Du kan finde ud af, hvordan vi behandler dine følsomme personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen i den ikke-udtømmende liste under "For at sikre, at rekrutteringsprocessen forløber helt uden problemer".
  • Når det er relevant og i overensstemmelse med lokal lovgivning og lokale krav, behandler vi muligvis også dine medicinske oplysninger for at sætte os i stand til at give dig hensigtsmæssig bistand, hvis du lider af en sygdom eller har et handicap for at kunne
  • fastsætte eventuelle rimelige justeringer til samtalen eller andre rekrutteringsprocedurer. Du kan læse mere om det her.
  • Bemærk venligst, at der i visse jurisdiktioner, hvor vi driver forretning, gælder andre regler med hensyn til, hvordan vi bruger dine følsomme personoplysninger. For yderligere oplysninger om sådanne yderligere krav i din jurisdiktion bedes du læse Bilag 3.

Når behandling af dine personoplysninger er nødvendig for os i bestræbelserne på atfastsætte, udøve eller forsvare retskrav

  • Nogle gange kan det være nødvendigt for os at behandle personlige data og Følsomme persondata i forbindelse med fremsættelse og forsvar af retskrav. Artikel 9 ( 2 )(f) i Persondataforordningen tillader dette, når behandling "er nødvendigt, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller nå domstole handler i deres egenskab af domstol."
  • Dette kan for eksempel være tilfældet, hvis vi skal søge juridisk bistand i forbindelse med rettergang eller hvis det er krævet ved lov, at visse informationer skal gemmes eller fremlægges i forbindelse med en retssag.

Når du giver dit samtykke til at bearbejde dine personlige data

  • Under meget begrænsede omstændigheder skal vi indhente dit tilvalgte samtykke, før vi kan foretage visse behandlingsaktiviteter med dine personoplysninger. Artikel 4(11) i GDPR angiver, at tilvalgt samtykke er "en hver frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse fra den registrerede, hvorved den registrerede ved erklæring eller klar bekræftelse indvilliger i, at personoplysninger, der vedrører den pågældende, gæres til genstand for behandling." Med klare ord betyder dette, at:
  • du skal frivilligt give os tilladelse uden, at vi sætter dig under nogen form for pres;
  • du skal vide, hvad du indvilger i – så vi skal sørge for at give dig tilstrækkelige oplysninger;
  • du bedes udelukkende om at give samtykke til én behandlingsaktivitet ad gangen – vi undgår dermed at "bundte" samtykker, så du ikke er helt klar over, hvad du indvilger i; og
  • du skal tage positive og bekræftende skridt for at give os dit samtykke – vi bruger sandsynligvis et afkrydsningsfelt, som du skal sætte flueben i, så dette krav opfyldes på en tydelig og utvetydig måde.
  • Når og hvis vi introducerer disse bearbejdningsaktiviteter, der kræver dit samtykke, giver vi dig også yderligere oplysninger, så at du kan beslutte, om du ønsker at samtykke.
  • Bemærk venligst, at vi overholder yderligere lokale lovkrav vedrørende markedsføringsaktiviteter i visse jurisdiktioner, hvad angår samtykke. For yderligere oplysninger om sådanne yderligere krav i din jurisdiktion bedes du læse Bilag 3.
  • Du har ret til at tilbagetrække dit samtykke til disse aktiviteter. Du kan gøre det til enhver tid, og nærmere oplysninger om, hvordan du gør det, findes i det ovenstående afsnit "Ret til at tilbagetrække samtykke". 
Vi mener ikke, at nogen af de ovenstående aktiviteter skader dig på nogen måde. Du har dog ret til at gøre indsigelse mod, at vi behandler dine personoplysninger under visse omstændigheder. Hvis du gerne vil vide mere om disse omstændigheder, og hvordan man gør indsigelse, bedes du læse underafsnittet, som hedder "Ret til at tilbagetrække samtykke".

Bilag 1
- Sådan kontakter du os

Landet, i hvilket du ansøger om at blive et medlem af Hays' personale Den Hays-enhed, som er ansvarlig for at behandle dine personoplysninger afhænger af, hvilken af de nedenstående virksomheder, der er modparten i forbindelse med det relevante arrangement Sådan kommer du i kontakt med os:

- for at få adgang til, ændre eller tilbagetrække personoplysninger, som du har givet os;

- hvis du har mistanke til eventuelt misbrug eller tab eller uvedkommende adgang til dine personoplysninger;

- for at tilbagetrække dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger (hvis samtykket er vores juridiske grundlag til at behandle dine personoplysninger);

- med eventuelle kommentarer eller forslag til denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering
Danmark Hays Specialist Recruitment Danmark A/S Du kan skrive til os på den nedenstående adresse:
Kgs. Nytorv 8, 1050 København K, Danmark
Som alternativ, kan du sende en e-mail til: datenschutz@hays.de

Bilag 2
- Sådan kontakter du din lokale tilsynsmyndighed

Landet, i hvilket du ansøger om at blive et medlem af Hays' personale Nærmere oplysninger om din lokale tilsynsmyndighed
Danmark The Danish Data Protection Agency (“Datatilsynet”). Du kan kontakte dem på nedenstående måder:

- Telefonnummer: (+45) 33 19 32 00

- E-mail: dt@datatilsynet.dk

- Post: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. 1300 København K

- Fax: (+45) 33 19 32 18

Bilag 3
- Landespecifikke variationer til vores privatlivspolitik til intern rekruttering

Jurisdiktion Landespecifikt lovkrav
Danmark

Intet i denne privatlivspolitik til intern rekruttering autoriserer Hays til at indsamle og behandle din personoplysninger, hvis det bryder lokale databeskyttelseslove og forordninger i den pågældende jurisdiktion samt den lokale databeskyttelsesmyndigheds specifikke krav, hvad angår indsamling og behandling af specifikke datatyper, herunder følsomme persondata.

I henhold til lokal lovgivning har vi rettil at afvise at offentliggøre visse oplysninger som følge af en adgangsanmodning til data (DSAR) under omstændigheder, hvor dine oplysninger tilsidesættes grundet vigtige personlige interesser, herunder din egen interesse. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis Hays skønner, at det er nødvendigt at nægte adgang til dine oplysninger for at beskytte handelshemmeligheder, som er af afgørende betydning for Hays.

I henhold til lokal lovgivning har vi rettil at afvise at slette dine oplysninger under omstændigheder, hvor dine oplysninger tilsidesættes af vigtige personlige interesser, herunder dine egne interesser. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis Hays skønner, at det er absolut nødvendigt at bevare oplysninger om dig for at give Hays mulighed for at forfølge en interesse, som er af afgørende betydning for Hays.

Bemærk: Dette bilag opdateres, når den lokale gennemførelseslov er endelig

Ordliste

  • Slet – Nu om dage er det stort set umuligt at garantere den permanente og uigenkaldelige sletning af elektroniske oplysninger. Desuden, som vi har forklaret i denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering, kan vi til tider være pålagt af lovgivning eller regulativer, eller af risikostyringsårsager, at have mulighed for at tilgå visse elementer i dine personlige data. Vores forpligtelse over for dig er imidlertid, at når dine personoplysninger når til afslutningen af deres nominelle opbevaringsperiode, eller hvis vi modtager en specifik anmodning fra dig om at slette dem, så implementerer vi specifikke drifts- og systemmæssige foranstaltninger for at sikre, at dine oplysninger "bliver taget ud af brug". Med dette mener vi, at selv om oplysningerne teknisk set stadig befinder sig på et arkiveringssystem, så sørger vi for, at de ikke kan tilgås af nogen af vores operativsystemer, processer eller personale. Det er kun et meget lille (og vi mener ekstremt lille) antal højtstående ledere blandt personalet, der, i meget få (og igen mener vi ekstremt få) situationer, der er nøje defineret, vil kunne gendanne dine personlige data, så de kan ses af legitime grunde. Når vi har sikret os, at alle relevante lovligt bemyndigede opbevaringsperioder er udløbet (som vi forventer, vil være en periode på op til ni måneder i forbindelse med de omtalte formål, medmindre vi af retlige grunde er forpligtede til at beholde dine personoplysninger i længere tid), går vi et endeligt skridt videre og foretager en "permanent sletning", hvorefter end ikke det meget begrænsede antal højtstående ledere vil kunne gendanne dine personoplysninger.
  • Persondataforordningen ( "GDPR") – er Europa-Parlamentets og Rådets forordning, der sigter mod at harmonisere europæisk databasebeskyttelseslovgivning. Dens ikrafttrædelsesdato er den 25. maj 2018, og alle henvisninger hertil skal fortolkes i henhold til at inkludere enhver national lovgivning, som implementerer den.
  • Rekruttering – dette henviser til personer, som søger ansættelse som medlemmer af Hays' personale. Den gælder ikke for kandidater, det vil sige kandidater og potentielle ansøgere af alle de stillinger, om Hays opslår eller reklamerer for på vegne af deres kunder eller andre tredjeparter.
  • Følsomme personoplysninger – dette er oplysninger om din racemæssige eller etniske oprindelse, dine politiske meninger eller religiøse tilhørsforhold, om du er medlem af en fagforening, dit fysiske/mentale helbred, dine genetiske og biometriske oplysninger, oplysninger vedrørende dit sexliv og seksuelle orientering, og om du har eller beskyldes for at have begået en strafbar handling. Grundet de følsomme oplysningers karakter er lovgivningen om databeskyttelse meget strengere med hensyn til opbevaring og behandling af de pågældende oplysninger. Vi behandler udelukkende dine følsomme personoplysninger, hvis det er hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med lokale lovkrav.
  • Personale – herunder nuværende og tidligere ansatte og praktikanter, som er direkte involveret i Hays' forretning (eller som har accepteret jobtilbud), såvel som visse andre arbejdere, der leverer tjenesteydelser til Hays (selvom de ikke er klassificeret som ansatte). Til disse formål inkluderer vi også medarbejdere hos Hays, som er ansatte til at arbejde på kundernes lokaliteter i henhold til betingelserne i en udlicitering af rekrutteringsproces (RPO) eller Managed Service Provider (MSP). Som illustration heraf er det generelt tilfældet, at en person, hvis denne person bevilges adgang til Hays' intranet, dækkes af vilkårene i personalets privatlivspolitik og ikke denne privatlivspolitik vedrørende intern rekruttering.
  • Systemer – inkluderer telefon, computer, internet og Wi-Fi-systemer, software og portaler, konti og/eller netværker, som tilhører, styres af eller bruges af Hays, der bruges til at overføre, varetage og/eller modtage kommunikationer eller bruges på anden måde i løbet af Hays' forretninger, herunder software til kandidatportal og CRM-systemer.

Hays intern rekruttering
Fortrolighedspolitik